Control de la jornada laboral de los trabajadores: cómo cumplir en una inspección de trabajo

El Real-Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, incluyó un paquete de medidas destinadas a luchar contra la precariedad laboral: entre ellas, se incluyó el registro horario de los trabajadores. Vamos a analizar el control de la jornada laboral, uno de los puntos de esta normativa que mayor repercusión tiene en el día a día de las empresas.

¿Es obligatorio el control horario de los trabajadores?

La obligatoriedad del control horario que se menciona en este decreto entró en vigor el 12 de mayo de 2019 (dos meses después de su publicación en el BOE) y afectó a todas las sociedades mercantiles y empresarios individuales que tuvieran trabajadores contratados en plantilla.

Desde entonces, todas las empresas quedan obligadas a llevar un control de la jornada laboral de sus empleados, sin importar el tipo de jornada (completa, intensiva, parcial) o el tipo de contrato laboral que estos hubieran firmado con ella.

De esta forma, las empresas quedan vinculadas a mantener bajo control el horario laboral de sus trabajadores indicando las horas de inicio y fin de la jornada, sin perjuicio de la flexibilidad horaria recogida en estatutos y convenios; asimismo, los empleados también deben fichar siempre que se ausenten del centro de trabajo, incluso para las pausas y descansos.

La normativa también estipula que la empresa debe dar a conocer a los empleados la distribución y la duración de la jornada laboral ordinaria: si bien esto es algo que se ha venido haciendo habitualmente, desde la entrada en vigor de este decreto ninguna empresa podrá eludir esta responsabilidad.

Adicionalmente, la empresa debe custodiar este registro horario durante un mínimo de cuatro años, ya que se reconoce tanto el derecho de los organismos públicos involucrados (Seguridad Social, Inspección de Trabajo) como de los propios empleados (y sus representantes sindicales) a solicitarlo dentro de este periodo.

Sobre las circunstancias que motivaron esta nueva legislación, hay que señalar principalmente dos:

1. La mencionada lucha contra la precariedad laboral, que ocasiona que muchísimos empleados no cobren las horas extra que realizan en sus puestos de trabajo. Según un informe de UGT analizando datos de 2020, las empresas dejaron de pagar casi la mitad de las horas extraordinarias realizadas por sus empleados: una proporción que se tradujo en unos 2500 millones de euros no cobrados en todo el territorio español.
2. La falta de recaudación de la Seguridad Social, que dejó de ingresar en ese mismo ejercicio una cantidad cercana a los 750 millones de euros (aproximadamente, un 1,6 % del déficit que se había estimado para 2020).

Cómo controlar el cumplimiento de la jornada laboral

Aunque la normativa es clara y concisa sobre las obligaciones de las empresas, no proporciona ningún método normalizado para registrar la jornada de los empleados, y deja a los empleadores libertad de elección de la metodología, operativa y formato para controlar el horario que realizan sus trabajadores. El requisito fundamental que se debe cumplir es tener registradas las horas de entrada y de salida de los empleados del centro de trabajo.

El control horario sobre las entradas y salidas del centro de trabajo se puede realizar bien mediante cuadrantes en hojas de Excel (lo que requeriría que alguien se dedicase a vigilar permanentemente los movimientos de los empleados), o con algún sistema automático de fichajes, consistente en lectores de huella dactilar, o controles de accesos en tornos con tarjetas magnéticas o códigos QR.

Esta normativa se aplica también en las modalidades de teletrabajo: la empresa debe proporcionar a sus empleados un método para fichar y registrar el inicio y el final de sus jornadas, aunque no acudan al centro de trabajo. En este escenario, la única forma en la que los empleados pueden reflejar sus entradas y salidas es mediante una aplicación que registre sus horarios en remoto, bien accesible a través de la Intranet de la empresa, bien desde alguna aplicación de escritorio o de smartphone.

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Elegir el método de registro apropiado

Cada empresa es un mundo, y no todos los métodos de registro de la jornada laboral son idóneos por igual: una empresa pequeña con muy pocos empleados no necesitará invertir en sistemas muy avanzados, mientras que una gran corporación quizá deba dotarse de sistemas más completos.

No dejar movimientos sin registrar

Aunque suene absurdo a priori, la clásica pausa para el café o para el cigarrillo también debe registrarse en el control horario: el objetivo de la norma es reflejar las horas de trabajo efectiva que realizan los empleados.

Concienciar a la plantilla

Cumplir con esta norma no será posible sin la cooperación de los empleados: será imprescindible que los responsables de la organización instruyan adecuadamente a los trabajadores y les insten a registrar sus movimientos en todo momento.

El control de la jornada laboral es obligatorio desde mayo de 2019, y persigue luchar contra posibles fraudes cometidos contra la Administración y contra los propios empleados. En Consultoría Empresarial y Legal BCN, te asesoramos sobre todo lo que necesites saber en materia de sociedades mercantiles.

Esperamos que este artículo os haya sido de interés. Si necesitáis asesoramiento para vuestra empresa o particular no dudéis en contactar con nosotros.