El cierre del año suele ser un caos para todos los departamentos de contabilidad, ya que ha llegado el momento de corregir cuentas, calcular los resultados, y fijar las bases para el IVA y el Impuesto de Sociedades; en otras palabras, es hora de realizar el cierre del ejercicio contable. Vamos a ver qué es y qué tareas comprende un cierre de ejercicio contable en la empresa.
Qué es el cierre del ejercicio contable
Un cierre contable es la tarea que clausura un ejercicio de la actividad económica (a efectos, obviamente, de contabilidad) y deja todas las cuentas listas y limpias para que comiencen a contabilizarse los asientos del periodo siguiente.
En este proceso, están implicados tres grandes bloques de operaciones:
- Verificar la contabilización de todas las operaciones generales. En caso contrario, se deben elaborar los asientos de ajuste.
- Calcular el resultado final y la cuenta de pérdidas y ganancias, saldando por completo las cuentas de ingresos (grupo 7) y gastos (grupo 6).
- Determinar el asiento de cierre final.
El ejercicio contable que normalmente se toma para el cómputo es el anual, comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre (año natural). No obstante, las empresas pueden elegir otros ciclos contables más representativos de su actividad, y contar el año fiscal a partir de una fecha distinta a la del inicio del año natural (por ejemplo, del 1 de abril al 31 de marzo del año siguiente, o del 1 de octubre al 30 de septiembre del próximo año).
Aun así, existen eventualidades que hacen que un ejercicio contable, en concreto, sea más corto que el ciclo habitual de 365 días. Se corresponden con situaciones en las que la sociedad mercantil se constituye o se disuelve.
En qué consiste el cierre contable y cómo se realiza
Antes de detallar el cierre contable paso a paso, debemos advertir sobre los asientos de ajuste, de suma importancia tanto en el cierre contable mensual como en el cierre contable completo. Si somos capaces de realizarlos correctamente, habremos dado paso de gigante para completar todas las operaciones.
1. Revisión de operaciones corrientes
La primera etapa consiste en revisar los apuntes contables al completo, a saber:
- Tesorería. Comprobar el saldo de la cuenta 570 (arqueo de caja). Corregir el dato si fuese necesario. Revisar el extracto del banco el día 31 y no dejar un solo movimiento sin registrar.
- Facturas de proveedores y clientes. Cerciorarse de que se tiene una copia de todas, y que todas están contabilizadas. Contabilizar también todos los medios de pago que hayan entregado los clientes.
- Operaciones financieras. Registrar todos los gastos e ingresos de productos financieros e inversiones. Contabilizar líneas de crédito, seguros, intereses, dividendos, comisiones, descuentos o anticipos en facturas.
- Gastos de personal. Contabilizar todas la nóminas (cuenta 640) y cuotas pagadas a la Seguridad Social por los empleados (cuenta 642).
2. Asientos de ajuste: inventario y valoración de existencias
Consiste en hacer un recuento de las materias primas y mercaderías, actualizando el valor contable de cada grupo, ajustando el gasto o consumo real y valorándolo con el precio de adquisición. Los asientos de ajuste se hacen entre las cuentas 610 y las del grupo 30.
3. Asientos de ajuste: amortización del inmovilizado
A continuación se procede a amortizar el inmovilizado en propiedad como gasto (grupo 6), completando el asiento con el grupo 2 (amortizaciones); en el momento de la adquisición se contabiliza como inversión, no como gasto. La amortización sigue esta fórmula:
Amortización = (Valor de adquisición – Valor residual) / Vida útil en años
4. Asientos de ajuste: periodificaciones de deuda
En el momento del cierre es posible que haya que reclasificar deudas a largo plazo, es decir, imputar el gasto correspondiente a un año al ejercicio siguiente. Se trata de trasladar las deudas a corto plazo (cuenta 520) a las deudas a largo plazo (cuenta 170) en un año, y ejecutar la periodificación con el asiento al contrario en el próximo ejercicio.
5. Asientos de ajuste: provisiones
Las provisiones son cuentas de pasivo destinadas a sufragar gastos indeterminados durante el ejercicio venidero. La dotación de provisiones se traslada a las cuentas del grupo 14 (largo plazo) y a la cuenta 529 (corto plazo).
6. Asientos de ajuste: deterioro del valor de los activos
Se contabilizan todos los deterioros o pérdidas reconocidas. Las cuentas implicadas son diversas, siendo las más comunes la cuenta 29 (deterioro del inmovilizado), la cuenta 39 (deterioro de existencias) o la cuenta 49 (facturas de dudoso cobro).
7. Cálculo del resultado contable
En este paso se saca el resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias, computando la diferencia entre los grupos 6 y 7 en la cuenta 129 (resultado del ejercicio), la cual figurará como fuente de financiación en caso de un resultado positivo, o como reducción de capital si la cifra indica pérdidas.
8. Asiento de cierre
Se saldan las cuentas de los grupos 1 al 5 y se elabora el balance de situación, contraponiendo el resultado de las cuentas de pasivo (saldo acreedor) contra el de las cuentas de activo (saldo deudor).
Como se puede ver, el cierre del ejercicio contable es un proceso crítico y delicado que, normalmente, se realiza a toda prisa sin apenas margen de error. Por eso, te recomendamos que cuentes con los servicios profesionales de Consultoría Empresarial y Legal BCN, expertos en asesoramiento contable de sociedades mercantiles.
Esperamos que este artículo os haya sido de interés. Si necesitáis asesoramiento para vuestra empresa o particular no dudéis en contactar con nosotros.
