Protección de datos en empresas: ¿Qué debes saber?

La información es actualmente el activo con mayor valor para las empresas. Hoy en día se manejan una gran cantidad de datos en el entorno empresarial, y muchos de ellos corresponden a datos sensibles de clientes, proveedores o trabajadores de la propia empresa, como datos bancarios o información personal. Proteger la información debe ser una de las prioridades de cualquier empresa para garantizar la integridad y privacidad de todos los datos que obtiene, almacena y comparte.

La protección de datos en empresas es un asunto de gran importancia por lo que existen normativas a nivel nacional y comunitario para marcar un ámbito legal sobre su aplicación.

Qué es la protección de datos y cómo afecta a una empresa

La protección de datos es un derecho que tienen todas las personas cuando comparten información personal con empresas o entidades. Esta protección debe abarcar cualquier información que se produzca en la interacción con este tipo de organizaciones como consultas, relaciones comerciales, entrega de curriculums y cualquier otro proceso que requiera compartir información personal.

Para garantizar la protección de datos existe una ley donde se recogen los procesos necesarios para asegurar la privacidad e integridad de los datos que manejan las empresas sobre las personas.

Qué es la LOPD

La Ley Orgánica de Protección de Datos o LOPD en empresas es una ley de obligado cumplimiento que tiene como objetivo adaptar el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos europeo) al ámbito nacional.

Esta nueva ley de protección de datos exige que las personas tengan el conocimiento de cuál será el uso que se realizará de sus datos personales que disponen las empresas. Esta información sobre el uso de su información personal debe ser transmitida de forma clara y sencilla.

Qué tipos de datos debo proteger

La LOPD y RGPD consideran como dato personal aquel que haga referencia a una persona física identificada o identificable. Estos datos son los que las empresas deben proteger, garantizando su confidencialidad y comunicando a las personas el uso que harán de los mismos.

Dentro de los tipos de datos que se deben proteger tenemos:

• Datos identificativos

Los datos que sirven para identificar a un individuo como son su dirección, número del carnet de identidad, número de la seguridad social, teléfono, nombre, firma, y similares.

• Datos especialmente protegidos

Son datos que por su naturaleza necesitan de especial privacidad como puede ser ideología, religión, creencias, origen, vida sexual o afiliación sindical, entre otros. Estos datos son sensibles y pueden generar problemas en cuando a la vulnerabilidad de derechos fundamentales de las personas o exposición a la discriminación.

Entre estos tipos de datos con especial protección también se encuentra la información relacionada con la salud, datos biométricos y de naturaleza penal.

Cómo cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos si eres una empresa

La confidencialidad de datos en las empresas es una prioridad para poder cumplir con las normativas vigentes sobre protección de datos. Por ese motivo, es necesario contar con los servicios de una empresa de protección de datos que pueda asesorar y gestionar todo el proceso necesario para poder cumplir con todas las normas incluidas en la LOPD.

Para cumplir con la LOPD hay que tener en cuenta una serie de criterios:

• Llevar un registro de las actividades de tratamiento de datos.
• Elaborar un informe analizando los riesgos a los que se expone la información que maneja la empresa.
• Incluir los textos legales en los sitios web y apps móviles de la empresa, para informar a los usuarios sobre el tratamiento de sus datos personales.
• Solicitar un consentimiento explícito por parte del usuario para poder utilizar recopilar, almacenar y utilizar sus datos personales, informando en todo momento del uso que se harán de los mismos, y de cómo pueden solicitar que dichos datos se eliminen de la base de datos de la empresa.
• No solicitar datos especialmente protegidos con el fin de crear ficheros para su almacenamiento.
• Proporcionar las medidas de índole técnica y organizativas que garanticen la seguridad de los datos, evitando que puedan ser modificados, extraviados o accesibles por personas no autorizadas.
• Notificar la creación de ficheros a la Agencia de Protección de Datos (facilitar el nombre del fichero, su estructura, descripción u otros datos, nunca proporcionar el contenido de la información incluida en este tipo de ficheros).
• Informar a la Agencia de Protección de Datos si por alguna circunstancia se produce una exposición de la información (bien sea por un error, ataque informático, o cualquier otro motivo).

La ley de protección de datos en empresas debe ser cumplida de forma estricta por dos motivos fundamentales. En primer lugar, para cumplir con la normativa europea y nacional sobre la protección de datos y evitar posibles sanciones, y por otro lado, para proteger los datos personales de todas aquellas personas que interactúan con la empresa en su día a día como clientes, trabajadores, colaboradores o proveedores.

Dejar la protección de datos de las empresas en manos de especialistas con años de experiencia en el sector es la mejor solución para cumplir con la LODP y evitar sanciones relacionadas con la protección de datos.

Esperamos que este artículo os haya sido de interés. Si necesitáis asesoramiento para vuestra empresa o particular no dudéis en contactar con nosotros.